Pengukuran Dan Penyederhanaan Arus Kerja di Kantor

Pengukuran Dan Penyederhanaan Arus Kerja di Kantor

Jawaban Pengukuran dan Penyederhanaan Arus Kerja Di Kantor:

1. Sebagai salah satu teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi lebih cepat dan sederhana. Dalam menggunanakan catatan produksi pegawai dapat menentukan sejumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah pegawaian tertentu, jumlah halaman yang dikerjakan, jumlah baris dan lainnya. Prinsip pencatatan historis adalah menggunakan catatan yang ada pada masa sebelumnya untuk mengukur kinerja pegawai, baik menggunakan criteria waktu, jumlah halaman, baris ataupun jumlah orang yang telah dilayani untuk seorang resepsionis. Pada pengumpulan catatan produksi dari semua pegawai, suatu perhitungan dibuat dari total unit yang mereka hasilkan dan total jumlah waktu yang diambil untuk menghasilkan unit itu. Dengan pembagian total unit yang diproduksi oleh total waktu yang diambil untuk menghasilkan unit itu, suatu standard keluaran unit dapat ditentukan.
2. Contoh dalam pembagian kerja dalam suatu perusahaan. Missal dengan menggunakan flow chart atau menggambar diagram struktur organisasi dan pembagian serta jabatan yang akan dirotasi.
3. Yang paling banyak digunakan dalam perusahaan yaitu pola gabungan adalah membagi pegawaian pada sebagian lagi dengan pola parallel. Artinya sebagian orang tergantung pada hasil yang dikerjakan oleh orang lain, sedang sebagian lagi tidak tergantung oleh hasil kerja orang lain, sedang sebagian lagi tidak tergantung oleh hasil kerja orang lain.
4. A. Mobile Units (Unit-unit bergerak)
Perusahaan membntuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit lain tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Kumpulan orang-orang tersebut dibentuk dalam satu tim yang dapat bergerak berpindah-pindah untuk membantu unit lain bia diperlukan. Dalam kondisi normal tim ini tetap bekerja di unit masing-masing. Tentu saja anggota tim tersebut memiliki kemampuan lebih dibandingkan pegawai lainnya.

B. Sentralisasi kegiatan kantor
Kegiantan kantor disentralisasi dengan cara adanya unit pengetikan, penggadaan, filing dan seterusnya. Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian. Efek dari spesialisasi timbulknya kecakapan dan kecepatan pegawai bekerja. Degnan demikian sentralisasi kegiatan kantor akan dapat membantu melenyapkan fluaktuasi beban kerja kantor.
C. Cyling ( penebaran waktu )
Pegawaian kantor disebar sesaui waktu, baik jam maupun hari. Sebagai contoh: konsumen yang berdomisili di wilayah A diberi kesempatan untuk melakukan pembayaran dari tanggal 1-5. Sementara konsumen yang berdomisili di wilayah B kesempatan melakukan pembayaran dari tanggal 6-10. Begitu seterusnya sesui penanggalan dalam satu bulan.
D. Back log
Sistem ini membagi pegawaian ke dalam criteria : urgent (penting), segera dan biasa. Sebagai alat bantu dibuat daftar pegawaian yang harus diselesaikan. Berikutnya pegawaian yang bersifat “segera” dan “biasa”. Demikian seterusnya sehingga puncak-puncak pegawaian yang penting dapat ditangani lebih awal.
E. Lembur
Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawaian diluar jam normal. Cara ini tidak terlaku memuaskan untuk mengatasi fluaktuasi beban kerja. Hal ini disebabkan akan meningkatkan kelelahan pegawai juga akan menambah biaya perusahaan untuk membayar lembur pegawai.
F. Fartimer
Cara ini cukup flexible tetapi menambah biaya perusahaan utnuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan.
G. Scheduling
Adalah menjadwal kegiatan pegawaian tentang penentuan waktu urutan pegawaian, kapan dimulai dan kapan berakhir.

5. Dilihat dari contoh di Bank BTN cabang Bandung yang yang terletak di Jl. Jawa no 7 bahwa kegiatan pengukuran dan penyederhanaan kerja di sana menggunakan metode rotasi dimana setiap karyawan diberikan pekerjaan baru dimana hal tersebut bertujuan untuk menadikan karyawannya lebih berkembang dan mempunyai pengetahuan yang lebih luas lagi.